Proses Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan

Proses Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan

Menurut Ibrahim Bafadal “Proses manajemen sarana prasarana itu meliputi  perencanaan, pengadaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, inventarisasi dan penghapusan.”

A.   Perencanaan

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang.  Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya.Ibrahim Bafadal menjelaskan (2003  :  27) ada beberapa karakteristik esensial perencanaan sarana dan prasarana pendidikan ini yaitu :

1)    Perencanaan merupakan proses menetapkan dan memikirkan

2)    Objek pikir dalam perencanaan adalah upaya memenuhi sarana prasarana pendidikan yang dibutuhkan sekolah.

3)    Tujuan perencanaan adalah efektivitas dan efisiensi dalam pengadaan sarana prasarana sekolah.

4)    Perencanaan sekolah harus memenuhi perinsip-prinsip :

B.   Pengadaan

Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Sedangkan pengadaan menurut sarana prasarana menurut tim dosen jurusan administrasi pendidikan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dilakukan dengan cara membeli, hadiah atau sumbangan, tukar menukar, dan sebagainya.Selanjutnya lebih jelas menurut Ibrahim Bafadal pengadaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1)    Pembelian

2)    Hadiah atau sumbangan

3)    Tukar menukar

4)    Meminjam

C.   Pendistribusian

Menurut Ibrahim Bafadal bahwa “pendistribusian atau penyaluran sarana dan prasarana merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang tersebut”.

Dengan terlebih dahulu dilakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah diterima oleh sekolah dapat disalurkan sesuai dengan kebutuhan setiap bagian dengan melihat kondisi, kualitas serta kuantitas barang  yang ada. Dengan semakin jelasnya alokasi pendistribusian maka akan lebih mudah untuk dilaksanakan dan dikontrol setiap saat. Menurut Ibrahim Bafadal mengungkapkan bahwa ada empat hal yang harus diperhatikan dalam  penyusunan alokasi pendistribusian, yaitu :

(1)       Penerima barang

(2)       Waktu penyaluran barang

(3)       Jenis barang yang disalurkan

(4)       Jumlah barang yang didistribusikan

D.   Penggunaan

Penggunaan adalah kegiatan memakai sarana prasarana pendidikan untuk kepentingan pembelajaran. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan sarana dan prasarana pendidikan, yaitu :

1)     Penyusunan jadwal penggunaan harus dihindari benturan dengan kelompok lainnya.

2)     Hendaklah kegiatan-kegiatan pokok sekolah merupakan perioritas utama.

3)     Waktu/jadwal penggunaan hendaknya diajukan pada awal tahun ajaran.

4)     Penugasan atau penunjukan perspnil sesuai dengan keahlian pada bidangnya, misalnya: petugas laboratotium, perpustakaan, operator computer dan sebagainya.

5)     Penjadwalan dalam penggunaan sarana dan prasarana sekolah antara kegiatan intra kurikuler dengan ekstrakulikuler harus jelas.

E.   Pemeliharaan

Pemeliharaan atau perawatan adalah kegiatan rutin untuk mengusahakan agar barang tetap dalam kegiatan baik dan berfungsi dengan baik juga. Menurut Ibrahim Bafadal ada beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah jika ditinjau dari beberapa segi, yaitu :

1)     Ditinjau dari sifatnya :

v  Pemeliharaan yang bersifat pengecekan

v  Pemeliharaan yang bersifat pencegahan

v  Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan

v  Pemeliharaan yang bersifat perbaikan berat

2)     Ditinjau dari waktu perbaikan

v  Pemeliharaan sehari-hari

v  Pemeliharaan berkala

F.    Inventarisasi 

Inventarisasi merupakan kegiatan pencatatan atau pendaftaran barang-barang secara tertib dan teratur. Untuk keperluan pengurusan dan pencatatan ini harus disediakan instrument administrasi antara lain buku penerimaan barang, buku pembeliaan barang, buku induk inventaris, buku golongan inventaris buku bukan inventaris, buku stok  barang.

G.   Penghapusan  

Bila besarnya biaya rehabilitasi sesuatu barang inventaris telah tidak sesuai dengan daya pakainya, artinya bila biaya rehabilitasinya terlalu besar sedang daya pakainya terlalu singkat, maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkan dari daftar inventaris.

Adapun tujuan dari proses penghapusan dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan menurut Ibrahim Bafadal (2003: 62) adalah sebagai berikut:

a)     Mencegah atau membataasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk pemeliharaan atau memperbaiki perlengkapan yang rusak.

b)    Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna lagi.

c)     Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengamanan.

d)    Meringankan beban inventarisasi.