Pengertian Pengawasan

BABII
PEMBAHASAN

A.Pengertian pengawasan

Pengawasan adalah suatu kegiatan untuk mendapat kan kepastian tentang pelaksanaan program atau pekerjaan/kegiatan yang sedang atau telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tentukan. Kegiatan pengawasan pada dasarnya untuk membandingkan kondisi yang ada dengan yang harus nya terjadi. [1]

Kegiatan pengawasan konteks menajemen dilakukan oleh seorang manajer dengan tujuan untuk mengendalikan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), pengawasan (controlling) yang telah diformata dalam suatu program. Dari pengawasan ini, kemudian dilanjutkan dengan kegiatan penilaian dan pemantauan perogram serta perumusan langkah pencapaian tujuan yang akan dicapai.

1.      Tujuan Pengawasan

·         Menghentikan atau mentiadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan.

·         Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidak adilan.

·         Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik.

·         Menciptakan suasana yang terbuka, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi.

·         Meningkatkan kelancaran operasi organisasi.

·         Meningkatakan kinerja organisasi.

·         Memberikan opini atas kinerja organisasi.

·         Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kinerja yang ada.

·         Menciptakan terwujudnya organisasi yang bersih.

2.      Bentuk-Bentuk Pengawasan

a.       Pengawasan Melekat

Pengawasan melekata ialah serangkaian kegiatan yang bersifat pengendalian yang terus-menerus, dilakukan langsung terhadap bawahanya sercara preventif dan represif agar pelaksanaan tugas bawahan dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan. Pelaku pengawasan dalam kegaiatn hal ini adalah atasan yang dianggap memiliki kekuasan (power) dan dapat bertindak bebas dari konflik kepntingan.

b.      Pengawasan Fungsional

Istilah pengwasan fungsional  berarti setiap usaha pengawasan yang dilakukan untuk melakukan audit dan pemantauan secara bebas terhadapa objek yang diawasinya. Pengawasan fungsional mempunyai peran penting untuk membantu menajemen punjak melakukan pengendalian organisasi dalam mencapai tujuanya. Pengawasan fungsional ini dilakukan menejemen puncak ataupun satuan pengawasan internal dengan dibantu teknologi informasi yang canggih sebagai kegiatan pemantauan. Jadi, fungsi pemantauan ini tidak dapat dilakukan oleh auditor eksternal dan hanya dapat dilakukan oleh menajemen atau aparat internal yang berwenang. Pengawasan fungsional ini terdiri atas pengawasan internal dan eksternal.

·         Pengawasan Internal

Pengawasan internal ialah suatu penilaian yang objektif dan sistematis oleh pengawasan internal atas pelaksanaan dan pengendalian organisasi. Pengawasan internal menekankan pada pemberian bantuan kepada menejemen dalam mengidentifikasi sekaligus merekomendasi masalah inefiensi maupun potensi kegagalan sistem dan program. Ketiadaan aparat ini akan menghambat pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi yang akan mebawa dampak buruk pada kinerja organisasi.

Manfaat pengawasan internal antara sebagai berikut

1.      Menjabatani hubungan pimpinan tertinggi dengan para manajer dan staf dalam rangka memperkecil ketimpangan informasi.

2.      Mendapatkan informasi keuangan dan pengunaan yang tepat dan dapat dipercaya.

3.      Menghindari atau mengurangi resiko organisasi.

4.      Memenuhi standar yang memuaskan.

5.      Mengetahui penerimaan/ketaatan terhadap kebijakan dan prosedur internal.

6.      Mengetahui efisiensi penggunaan sumberdaya organisasi atau kepastian terwujudnya penghematan.

7.      Efektifitas pencapaian organisasi.

·         Pengawasan eksternal

Pengawasan eksternal adalah pengawasan yang dilakukan untuk meningkatkan keredibilitas keberhasilan dan kemajuan organisasi. Pelaksanaan pengawasan eksternal dilakukan dengan perinsip kemitraan (partnership) antara pengawas dan yang diawasi.

B. Elemen pengawasan

 Empat elemen dasar dalam sistem pengawasan:

Keempat elemen dasar tersebut terjadi dalam urutan yang sama dan menjaga hubungan yang konsisten satu sama lain dalam setiap sistem.

1. Karakteristik atau kondisi dari sistem operasi yang akan diukur.

Karakteristik dapat berupa output dari sistem dalam tahap pemrosesan atau mungkin suatu kondisi yang merupakan hasil dari sistem. Sebagai contoh dalam sistem sekolah dasar para jam kerja guru atau keunggulan pengetahuan yang ditunjukkan oleh siswa pada ujian nasional adalah contoh karakteristik yang dapat dipilih untuk pengukuran atau kontrol.

3.      Sensor

Merupakan sarana untuk mengukur karakteristik atau kondisi. Sebagai contoh dalam sistem kontrol pengukuran kualitas dapat diandaikan oleh inspeksi visual dari produk.

3.      Komparator

Menentukan kebutuhan koreksi dengan membandingkan apa yang terjadi dengan apa yang telah direncanakan. Beberapa penyimpangan dari rencana adalah biasa dan diharapkan, tetapi ketika berada di luar variasi yang dapat diterima tindakan korektif diperlukan. Ini melibatkan semacam tindakan pencegahan yang menunjukkan bahwa kontrol yang baik sedang dicapai.

4. Aktivator

Adalah tindakan korektif diambil untuk mengembalikan sistem ke output yang diharapkan. Contohnya adalah seorang karyawan diarahkan ulang untuk bagian-bagian yang gagal lulus pemeriksaan mutu atau kepala sekolah yang memutuskan untuk membeli buku-buku tambahan untuk meningkatkan kualitas siswa. Selama rencana dilakukan dalam batas-batas yang diijinkan tindakan korektif tidak diperlukan.

C.    Teknik Analisa Data Pengawasan

Teknik pengawasan dapat  menggunakan:

1.  Alat: Kamera tersembunyi

·     Kamera yang di letakkan di sudut-sudut ruangan

·     Cheklist kegiatan yang ditujukan kepada para bawahan

·     Serta daftar hadir para bawahan

Proses: dapat dilakukan dengan  pemimpin setiap hari melihat kerja para anggota dan bawahannya secara langsung ataupun  melalui kamera yang telah dipasang di setiap ruangan.

2.      Penyajian data, berupa:

·     Tabel

·     Diagram

·     Histogram

·     Gambar

·     Grafik

 Adapun proses pengawasan pada dasarnya dilaksanakan oleh administrasi dan manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik, sebagai berikut:

.     1.  Pengawasan Langsung

Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. Kebaikan :

1.      Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan dengan cepat.

2.      Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.

3.      Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan atasanya.

4.      Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.

5.      Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang” (ABS).

KEBURUKAN :

1.      Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya berkurang,misalnya planning lain-lainya.

2.      Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu mengamatinya.

3.      Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat.

2.      Pengawasa Tidak Langsung

Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai. Kebaikan :

1.      Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak,misalnya perencanaan,kebijaksanaan,dan lain-lain.

2.      Biaya pengawasan relatif kecil.

3.      Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.

KEBURUKAN :

1.      Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk melaporkan yang baik-baik saja.

2.      Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun terlambat.

3.      Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.

4.      Pengawasan berdasarkan kekecualian, pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan,pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.

A.    Karakteristik – karakteristik pengawasan yang Efektif

Karakteristik-karakteristik controlling yang efektif dapat diperinci sebagai berikut :

a)      Akurat.

b)      Tepat waktu.

c)      Obyektif dan menyeluruh.

d)     Terpusat pada titik-titik controlling yang strategik.

e)      Realistik secara ekonomis.

f)       Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi.

g)      Fleksibel.

h)      Bersifat sebagai petunjuk dan operasional.

BAB III

PENUTUP

A.       Kesimpulan

            Pengawasan adalah suatu kegiatan untuk mendapat kan kepastian tentang pelaksanaan program atau pekerjaan/kegiatan yang sedang atau telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tentukan. Kegiatan pengawasan pada dasarnya untuk membandingkan kondisi yang ada dengan yang harus nya terjadi.

Empat elemen dasar dalam sistem Pengawasan yaitu:

·         Karakteristik atau kondisi dari sistem operasi yang akan diukur.

·         Sensor

·         Komprator

·         Aktivator

Ada beberapa teknik cara menganalisa data pengawasan yaitu:

·           Dengan memakai alat

·           Penyajian data

·           Pengawasan langsung

·           Pengawasan tidak langsung

Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif dapat diperinci sebagai berikut :

·           Akurat.

·           Tepat waktu.

·           Obyektif dan menyeluruh.

·           Terpusat pada titik-titik controlling yang strategik.

·           Realistik secara ekonomis.

·           Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi.

·           Fleksibel.

·           Bersifat sebagai petunjuk dan operasional.

DAFTAR PUSTAKA

Didin kurniadin & imam Machali, manajemen pendidikan:konsep dan prinsip pengelolaan pendidikan (jogjakarta: AR-RUZZ MEDIA.2012),

http://zahranmirzan./2013/01/pengantar manajemen controlling.html

---

[1][1] Didin kurniadin & imam Machali, manajemen pendidikan:konsep dan prinsip pengelolaan pendidikan (jogjakarta: AR-RUZZ MEDIA.2012),hlm. 367-369.